Wer seinen Auslandsaufenthalt ruhig angehen und sorgfältig planen möchte, für den sei diese Liste als Hilfe und Anhaltspunkt gegeben.


Erste Planungsphase (ca. 1 bis 1½ Jahre im Voraus, bei IBE günstig im ersten Semester)

• IBE-Stundenplan prüfen: welches Semester ist günstig? Vielleicht schon Fächer vorarbeiten => Antrag beim Prüfungsausschuss?
• Informationen über das Hochschulsystem des Gastlandes einholen
• Einreisebedingungen prüfen
• Zieluniversität aussuchen und anschreiben bzw. bei entsprechenden Programmen (Erasmus & Co.) bewerben
• Struktur des Studiengangs, Inhalte und Abschlüsse prüfen
• Zulassungsmodalitäten der Zieluniversität überprüfen und Checkliste erstellen Bewerbungsunterlagen vorbereiten (Übersetzungen, Transcripte, Gutachten etc)
• Ist ein Nachweis von Sprachkenntnissen ist erforderlich? (TOEFL, etc.)
• Welche Fristen und Termine gilt es zu wahren? (Bewerbungsfristen, Sprachtests)
• Finanzierungen: Stipendienbewerbungen, Kindergeldfortzahlung, Auslandsbafög etc.
• Werden die Studienleistungen und -prüfungen an der Gasthochschule auch an der Heimathochschule anerkannt?
• Beginn und Ende des akademischen Jahres an der Gasthochschule (Ferien etc)
• Kosten überschlagen (Studien-, Einschreibegebühren, Lebenshaltungskosten)
• Ist eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung erforderlich?
• Erscheint es eher ratsam, für die Dauer des Auslandsaufenthaltes ein Auslands- oder Urlaubssemester zu beantragen?
• Welche Unterkunftsmöglichkeiten bietet die Partnerhochschule?


Zweite Planungsphase (ca. ein halbes Jahr im Voraus)

• Beantragung von Erasmus/Auslandsbafög/Fahrtkostenzuschuss vom DAAD
• Evtl. Visum bei zuständiger Botschaft bzw. Konsulat besorgen (vielleicht auch für umliegende Länder für Ausflüge, Informationen zu Visaregelungen gibt es auf beim Auswärtigen Amt in Berlin)
• Impfungen nötig? (Siehe Seiten des Auswärtigen Amts oder Centrums für Reisemedizin)
• Haftpflichtversicherung im Ausland gewährleistet?
• Internationalen Studentenausweis besorgen
• Wohnungssuche (erst nach Bestätigung der ausländischen Uni zusagen!)
• Buchung/Organisation des Verkehrsmittels
• Was möchte ich mitnehmen und wie transportiere ich die Sachen (gerade bei Flugreisen Gewichtslimit beachten – evtl. per Post billiger)?
• Vermieter informieren, evtl. Zwischenmieter suchen
• Wie komme ich im Ausland an mein Geld? (Konto im Ausland, EC-Karte, Kreditkarte beantragen, Internet Banking)
• Ist mein Führerschein im Gastland gültig (innerhalb der EU eigentlich kein Problem)? – ansonsten internationalen Führerschein beantragen
• Wer ist im Gastland/an der Gastuni mein Ansprechpartner?


Dritte Planungsphase (ca. 2 Monate im Voraus)

• Bei chronischen Krankheiten: Fachvokabular herausgesucht?
• Besorgung von Passbildern, Finanzierungsnachweisen, etc. für die Immatrikulation
• Krankenversicherungsformulare von der Krankenkasse
• Sonstige Versicherungsnachweise sowie Telefonnummern für den Notfall
• Kopien wichtiger Unterlagen (z.B. Reisepass) anfertigen
• Telefonnummern von Banken für Sperren von Kreditkarten (nicht bei den Karten aufbewahren )


Letzte Planungsphase (ca. 1 Monat im Voraus)

• Haben Sie an die folgenden Dokumente gedacht?
o Telefonrechnung Ihres Appartments (falls Ihr Vormieter leise ausgezogen ist)
o Rechnung über Gas, Wasser etc.
o Personalausweis oder Reisepass (Gültigkeitsdauer überprüfen)
o Führerschein
o Impfpass
• Nachsendeantrag stellen
• Letzte Behördengänge (Abmeldung etc.)
• Sinnvoll ist eine (General-) Vollmacht für Personen des deines Vertrauens zu schreiben, damit sie im Notfall auch uneingeschränkt handeln können


Vor Ort

• Anmeldung bei Behörden (oder auch beim Arzt wie in GB)
• Aufenthaltserlaubnis besorgen
• Kontaktperson oder Erasmusbeauftragten aufsuchen
• Kopien wichtiger Dokumente bereithalten
• Formalitäten für Studium/Prüfungen/Studienarbeit/Diplomarbeit erledigen
• wenn nötig Bankkonto einrichten
• Prepaid-Telefonkarten aus dem Zielland helfen die Handyrechnungen nicht zu sehr in die Höhe zu treiben


Vor Heimreise

Hier vielleicht zunächst ein genereller Hinweis: die letzten paar Tage im Gastland werden wahrscheinlich hektisch genug werden. Daher solltest Du alle Formalitäten so rechtzeitig wie möglich erledigen und sie nicht bis zur letzte Minute aufschieben.

• Habe ich alle notwendigen Nachweise/Bescheinigungen?
• Vermieter rechtzeitig informieren, Termin für die Zimmerübergabe vereinbaren
• Evtl. die Post über Adresswechsel informieren/Nachsendeantrag stellen
• Evtl. Formalitäten bei den örtlichen Behörden
• Habe ich alles für die Rückfahrt (Flugtickets/Fahrscheine)?
• Wenn Urlaubssemester genommen wurde: Rückmeldung an der FH


Was nach der Rückkehr nach Jena zu tun ist:

• Anerkennung von Prüfungsleistungen
• Erfahrungsbericht schreiben für IBE-Webseite oder auch als Nachweis für Organisationen, von denen man Fördergelder erhalten hat (z.B. Erasmus, DAAD)